Come utilizzare le regole Hazel per aumentare la produttività

La premessa di base del personal computer è di semplificare la vita dell'utente. Ma le attività quotidiane e ripetitive del computer, come l'ordinamento e lo spostamento di file dalla cartella di download, fanno esattamente il contrario. Ci rallentano e ci distraggono. Fortunatamente, ci sono applicazioni che ci aiutano ad automatizzare quelle attività in background e a concentrarci su ciò che è importante. Per gli utenti Mac, Hazel è il migliore di quel gruppo.

Le regole sui noccioli non devono essere infrante

Hazel è un pannello delle Preferenze di Sistema Mac che controlla una cartella e esegue serie di azioni specifiche ogni volta che vengono soddisfatte determinate serie di condizioni. Puoi aggiungere tutte le cartelle, le condizioni e le azioni che desideri. Aggiungi la possibilità di eseguire gli script e hai possibilità illimitate di ciò che puoi ottenere con Hazel.

Per iniziare a usare Hazel, devi creare regole. Apri Hazel in Preferenze di Sistema e aggiungi una cartella da guardare nel riquadro a sinistra.

Quindi, mentre selezioni quella cartella, aggiungi Regole nel riquadro destro. Le regole sono elencate in ordine di importanza, la prima regola nell'elenco verrà eseguita prima della seconda e così via. Quindi, se si desidera eseguire A prima di B, inserire A sopra B nell'elenco. Puoi trascinarli e rilasciarli per creare l'ordine.

La creazione di una regola di base dovrebbe essere abbastanza semplice:

• Dai un nome alla regola.
• Impostare il condizioni (e Condizioni nidificate tenendo premuto il tasto Opzione mentre si fa clic sul tasto Più pulsante).
• Impostare il Azioni da fare quando le condizioni sono soddisfatte.

Per creare regole simili, è possibile duplicare un'altra regola esistente e modificare il contenuto.

Immergersi in profondità nelle sottocartelle

Una delle caratteristiche più interessanti di Hazel è la sua capacità di guardare le sottocartelle. Ad esempio, invece di aggiungere dieci cartelle all'interno della cartella A a Hazel e creare regole simili per ognuna di esse, è possibile creare regole principali per la cartella A e chiedere a Hazel di applicare queste regole a tutte le sottocartelle all'interno della cartella A.

Per fare ciò, aggiungi semplicemente una regola per guardare le sottocartelle nella parte superiore dell'elenco Regole per la cartella A. I passaggi sono:

• Crea una regola e chiamala "Guarda sottocartelle" o qualcosa del genere.
• Impostare la condizione su: Gentile - è - Cartella
• Imposta l'azione su: Esegui regole sul contenuto della cartella
• Metti quella regola in alto.

Successivamente, qualsiasi regola aggiunta alla cartella A verrà applicata anche a tutte le cartelle al suo interno.

Aggiunta di Super Power con Spotlight e script

Per creare regole più avanzate, Hazel consente agli utenti di integrare Spotlight e script nelle proprie regole.

Quando si modifica una regola, è possibile utilizzare gli attributi Spotlight nelle condizioni della regola andando in fondo all'elenco e scegliere Altro.

L'elenco di Riflettore verranno visualizzati gli attributi. Puoi selezionarne uno come condizione.

Ad esempio, è possibile impostare la condizione come valida se l'elemento utilizza il carattere Verdana.

Il supporto Spotlight consente di utilizzare qualsiasi condizione identificabile da Spotlight come una condizione e copre quasi tutto.

Mentre gli attributi Spotlight vanno alle condizioni, script i supporti appartengono alla parte azioni. Puoi usare Apple Script, Java Script, Shell Script e Automator Workflow. Traduzione: puoi chiedere a Hazel di fare quasi tutto ciò che il tuo Mac può fare.

Per aggiungere uno script, selezionare uno dei supporti per gli script dall'elenco a discesa e utilizzare uno script pronto o compilarlo direttamente in Hazel.

Di nascosto in diverse regole di esempio

L'uso di Hazel dovrebbe essere adattato alle esigenze individuali. Ma qui ci sono alcuni esempi del mio uso personale per mostrarti le possibilità. Si prega di fare riferimento a questo forum Hazel per ulteriori casi di studio.

1. Gestione della cartella Desktop e download

Tutti e due Desktop e download Le cartelle sono i luoghi convenienti in cui rilasciare tutto e possono essere ingombra in pochissimo tempo. È possibile utilizzare Hazel per ordinare i loro contenuti e spostare automaticamente i file nella posizione appropriata.

Ad esempio, si desidera spostare i file dei filmati TED scaricati dalla cartella Download alla cartella Talks TED all'interno della cartella Film. Ecco i passaggi per creare la regola:

• Aggiungi cartella Download all'elenco.
• Mentre è selezionata la cartella Download, aggiungi una regola nel riquadro a destra.
• Dai un nome alla regola.
• Sotto condizioni, impostato Gentile - è - Film e URL / indirizzo di origine: è - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Per scoprire l'indirizzo di origine, tasto destro su uno dei video di Finder e scegli Ottenere informazioni (o seleziona e usa Comando + I).

• Ogni video TED ha un indirizzo di download diverso ma la stessa fonte principale. Non utilizzare l'indirizzo completo.
• Sotto il Azioni, impostato Sposta - nella cartella - TED Talks. Se lo si desidera, è possibile impostare una cartella di destinazione diversa.
• Puoi anche aggiungere più azioni, come ad esempio Aggiungere etichette e Visualizza notifica.

Per fare cose simili a diversi tipi di file, crea altre regole. È possibile duplicare queste regole e modificare le condizioni e le azioni oppure creare regole simili per cartelle diverse.

2. Elaborazione di schermate

Prendo molti screenshot per la mia scrittura. Prima di usare Hazel, ho preso screenshot, ritagliato / ridimensionato nella dimensione richiesta, annotandole, ottimizzandole per il web e spostandole in una cartella specifica in base ai loro progetti. Questo è un processo che richiede molto tempo.

Hazel non può assumere tutti i passaggi, ma sicuramente può semplificarli. Ma prima, ho impostato un nuovo flusso di lavoro per supportare Hazel:

• Devo ancora prendere gli screenshot. Uso un'app dedicata per ottenere schermate entro il limite di dimensioni richiesto.
• Devo anche annotare le immagini con caselle, frecce e testo, se necessario.
• Ma ora ho aggiunto un ulteriore passaggio durante il salvataggio dell'immagine. Aggiungo a etichetta in relazione al progetto. Ad esempio, le schermate per il progetto A saranno contrassegnate come “A”, il progetto B sarà contrassegnato con “B”, il progetto Beebom sarà taggato “Beebom”, ecc. Ho anche impostato una cartella dedicata per salvare tutti gli screenshot.

Ora è qui che entra in gioco Hazel. Creo due regole per la cartella degli screenshot. Il prima regola è ottimizzare l'immagine:

• Nel condizioni:
  • Gentile - è - immagine - abbastanza chiaro
  • Tag - non contiene - ottimizzato - per assicurarsi che Hazel elabori solo immagini non ottimizzate.
  • Data ultima modifica - è nell'ultima - 1 - ora - in modo che la regola non venga applicata ai vecchi screenshot.

• Nel Azioni:
  • Apri - con l'applicazione - ImageOptim - questa è l'applicazione per ottimizzare le dimensioni dell'immagine sullo sfondo.
  • Aggiungi tag: ottimizzato - per dire a Hazel che questa immagine è stata ottimizzata.
  • Visualizza notifica - file, ora - questo è facoltativo.

Il seconda regola è spostare le immagini ottimizzate nella cartella giusta. Crea tutte le varianti della seconda regola di cui hai bisogno, ognuna adattata per adattarsi a un particolare progetto.

• Nel condizioni:
  • Gentile - è - immagine
  • Tag: contengono tag: ottimizzati, Beebom - per assicurarsi che la regola verrà applicata solo alle immagini ottimizzate che appartengono al progetto Beebom.
• Nel Azioni:
  • Sposta - nella cartella - Progetti Beebom

La combinazione di queste due regole garantirà che tutte le immagini salvate dall'applicazione screenshot saranno ottimizzate e pronte nella cartella del progetto senza che io debba fare altro.

3. Download con attivazione remota

Questo è semplice e divertente. Se lavori con più computer, ad esempio uno a casa e uno in ufficio, puoi impostare il computer dell'ufficio per scaricare un file che trovi sul computer di casa. Ma abbiamo bisogno dell'aiuto di Dropbox (o Google Drive).

Sul tuo computer di casa, copia e incolla il link per il download in un file di testo. Quindi salva il documento con un nome univoco (ad es. 2bdld) in una cartella Dropbox (ad es. Elenco dei download).

Sul computer dell'ufficio, crea una regola Hazel che controlla la cartella "Elenco dei download" in Dropbox. Imposta la regola per aprire il file di testo 2bdld, senza il scaricato tag, utilizzando un download manager in grado di accettare l'input URL da un file di testo. La maggior parte dei gestori di download può farlo.

Aggiungi un'altra azione nella regola per taggare la nota: scaricata dopo che il download manager l'ha aperta. Questa azione è assicurarsi che un file di testo venga aperto una sola volta.

Per mantenere pulita la cartella, è possibile creare un'altra regola per eliminare i file di testo più vecchi di un giorno.

4. Archiviazione delle fatture in Evernote

A volte, vivere senza carta significa spostare i tuoi ingombri dal mondo reale al mondo digitale. Ma puoi archiviare le tue fatture digitali su Evernote usando Hazel e AppleScript.

Crea una regola per guardare la cartella in cui conservi tutte le tue fatture digitali. Impostare le condizioni in modo che corrispondano al tipo di fatture che si desidera salvare. Ad esempio, se le fatture della TV via cavo sono documenti PDF di XYZ Co., impostare le condizioni affinché funzionino solo per i file PDF di XYZ Co.

Quindi aggiungi questo script nel riquadro Azioni:

dire all'applicazione "Evernote"

attivare

crea una nota dal file theFile notebook "Notebook_Name" tag "Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"

fine dirlo

Assicurati che Notebook_Name e tutti i Tag_Names siano già stati creati in Evernote.

È possibile creare tutte le varianti di questa regola necessarie per altri addebiti o altri documenti.

5. Salvataggio e ordinamento di allegati e-mail in cartelle Mac

Cosa succede se le tue fatture arrivano tramite e-mail? Puoi ordinarli in Evernote senza alzare un dito? Assolutamente, con un piccolo aiuto da Dropbox, Gmail e IFTTT.

• Innanzitutto, crea una regola di filtro in Gmail in modo che qualsiasi e-mail di fatturazione da XYZ con allegato / i sia etichettata come "Fatturazioni" (o qualsiasi altra etichetta a scelta.
• Successivamente, crea una cartella in Dropbox chiamato "Fatturazioni" (o qualsiasi altro nome scelto). È possibile utilizzare la cartella Dropbox esistente per questo scopo.
• Creare una regola IFTTT per connettere Gmail con Dropbox. Impostalo per salvare qualsiasi e-mail con l'etichetta "Fatture" nella cartella "Fatture" di Dropbox.
• Applica i suggerimenti dal numero 4 sopra a questa cartella.

Questi cinque esempi sono solo la punta dell'iceberg di ciò che puoi fare con Hazel. Spero che tu possa vedere che il tuo orizzonte di automazione è lontano dalla tua immaginazione.

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